Jakie dokumenty należy sporządzić, aby uzyskać ulgę badawczo-rozwojową?

Ustawy podatkowe nakładają na podatników, chcących skorzystać z ulgi na badania i rozwój obowiązek wyodrębnienia kosztów działalności badawczo – rozwojowej, w tym kosztów pracowniczych w prowadzonych księgach podatkowych. Zgodnie bowiem z art. 9 ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – podatnicy prowadzący działalność badawczo – rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 18d, są obowiązani w ewidencji, o której mowa w ust.1, wyodrębnić koszty działalności badawczo – rozwojowej. Zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie wskazują szczegółowego sposobu ich ewidencjonowania. Wyodrębnienie powinno umożliwić prawidłowe zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 7 lutego 2018r. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.481.2017.1.BG). Rzetelnie prowadzona dokumentacja działalności w tym zakresie, jest pomocna chociażby z przyczyn dowodowych.

Przepisy podatkowe umożliwiają bowiem uznanie za koszty kwalifikowane należności z tytułu wynagrodzeń pracowników faktycznie realizujących czynności badawczo – rozwojowe. W celu wyodrębnienia czasu pracy poświęconego przez pracownika na ww. czynności należałoby prowadzić jego ewidencję wskazującą na ogólny czas pracy danego pracownika z podziałem na czas poświęcony na realizację czynności badawczo – rozwojowych. W tym celu wystarczającym jest prowadzenie takiego zestawienia w arkuszach kalkulacyjnych programu Microsoft Excel (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 26 lipca 2017r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.105.2017.2.IZ).

Przepisy podatkowe nie regulują wprost obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo – rozwojowej dla potrzeb rozliczenia ulgi. Organy podatkowe zajmują mniej lub bardziej rygorystyczne stanowisko co do sposobu dokumentowania i uregulowania kwestii związanych z pracownikami. Niekiedy twierdzą, że pracownik wykonujący czynności badawczo – rozwojowe w pełnym wymiarze czasu pracy nie musi go ewidencjonować, wystarczy wówczas odpowiednia ewidencja prowadzonych projektów. Organy przyjmują, za dostateczne stosowanie kart stanowiskowych pracy w zakresie obowiązków, które powinny wskazywać działania dot. badań i rozwoju. Z drugiej jednak strony wskazują, iż w umowie o pracę/dzieło/zlecenie powinny być zawarte postanowienia, że dany pracownik zatrudniony jest również w celu realizacji takiej działalności. Istnieje również stanowisko, iż w momencie tworzenia zespołów roboczych przygotowywane powinny być skierowania do prac o tego typu charakterze, wskazujące oddelegowanie danego pracownika do wykonywania w ramach obowiązków działań badawczo-rozwojowych.

W celu realizacji działań związanych z badaniami i rozwojem przedsiębiorstwo może (choć nie jest to wymagane) utworzyć Dział Badawczo – Rozwojowy. W tym celu należy np.:

podjąć uchwałę o utworzeniu takiego działu.
ustanowić jego regulamin organizacyjny, w którym określone zostaną zasady działania, zadania oraz organizacja.

Niezbitym dowodem prowadzonej działalności badawczo – rozwojowej może być ewidencja realizowanych projektów. Powinna ona zawierać np.:

opis projektu,
czas rozpoczęcia i zakończenia prac nad projektem,
wykaz osób zaangażowanych przy konkretnym projekcie,
wykaz prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej konkretną pracę,
określenie czasu pracy spędzonego przez daną osobę nad pracą w danym projekcie (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 24 listopada 2017r. sygn. 0115-KDIT2-3.4010.248.2017.2.PS).

Aby wyodrębnić koszty kwalifikowane do ulgi na badania i rozwój wystarczy wyodrębnić konta pozabilansowe, na których gromadzone będą wydatki na wynagrodzenia pracowników oraz koszty zakupów czy prac, związanych z tworzeniem lub ulepszaniem usług, produktów oraz rozwiązań (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dn. 16 sierpnia 2016r. sygn. IPPB5/4510-641/16-3/MR).

Zapewnienie prawidłowej realizacji zasad (polityki) rachunkowości prac badawczo – rozwojowych wymaga odpowiedniej organizacji rachunkowości w zakresie identyfikacji, wyceny i prezentacji efektów tych prac. W tym celu politykę rachunkowości przedsiębiorstwa można uzupełnić o:

wydatki poniesione w bieżącym okresie sprawozdawczym na prace badawczo – rozwojowe – stanowią one stronę Wn konta „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – Koszty prac badawczo – rozwojowych”;
koszty prac badawczo – rozwojowych są odnoszone na konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – Koszty prac badawczo – rozwojowych” w korespondencji z kontem zespołu 1, 2, 3.
Na koniec okresu sprawozdawczego koszty prac badawczo – rozwojowych byłyby odpisywane w ciężar kosztów konta zespołu 4 (w przedsiębiorstwach sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat) oraz/lub w ciężar konta zespołu 5 (w przedsiębiorstwach sporządzających kalkulacyjny rachunek zysków i strat) w korespondencji z kontem „Rozliczenie kosztów”.
W zakładowym planie kont przedsiębiorstwa utworzono by dodatkowe konto syntetyczne Grupy 6 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów – Koszty prac badawczo – rozwojowych. Na tym koncie w ciągu roku (okresu obrachunkowego) byłyby księgowane wyłącznie koszty prac rozwojowych.
Do powyższego konta syntetycznego należałoby utworzyć konta analityczne:

wynagrodzenia pracowników /zleceniobiorców/ wykonawców umów o dzieło,
koszty materiałów i surowców,
odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
koszty ekspertyz, opinii, usług doradczych, wyników badań naukowych wykorzystywanych na potrzeby działalności badawczo – rozwojowej,
koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego wykorzystywanych na potrzeby działalności badawczo – rozwojowej.

Ponadto można by utworzyć konto syntetyczne zespołu kont 5 – Koszty prac badawczo – rozwojowych oraz konta analityczne do kont zespołu 4 według rodzaju kosztów prac badawczo – rozwojowych zgodnie z ww. podziałem.